Votre patron vous a confié la tâche d’organiser pour lui son prochain voyage d’affaire. Inutile de le cacher, voilà un travail qui demande minutie et pragmatisme. En effet, la réussite de cette mission dépend d’une organisation méticuleuse et d’un tempo parfaitement réglé. Cependant, ne paniquez pas, si vous suivez les étapes que nous allons vous montrer, vous vous en sortirez très bien.
Notez les préférences de votre patron
Le voyage que vous préparez doit être en adéquation avec la personnalité de votre patron afin qu’il soit le plus efficace possible. En effet, il doit être à l’aise pour être au mieux de ses capacités. Pour un long voyage, voyez avec lui s’il préfère les longues escales pour récupérer des précédentes heures de vol. Il peut aussi vouloir arriver au plus vite à destination et enchainer les vols même s’ils sont très rapprochés. Même le mode de locomotion doit être considéré. Par exemple, si le temps lui permet, les déplacements en train sont le plus souvent rentables. Demandez à votre patron si cela peut l’intéresser.
Ses préférences concernant son logement ainsi que la restauration aussi doivent entrer en ligne de compte, autant que le choix des salles de conférence où il devra intervenir pour sa présentation ou ses comptes-rendus. Cela constituera de précieux indices pour toutes les réservations que vous comptez effectuer.
Pour obtenir toutes ces informations, ne faites pas d’expectatives. Le mieux est de prendre le temps de discuter face à face de tout cela avec votre patron.
Hiérarchisez ses priorités
Échangez avec votre patron pour déterminer ses objectifs lors de ce voyage d’affaire. De cette manière, vous pourrez mettre en priorité ce qu’il souhaite régler en premier. Les tâches les plus lourdes doivent être exécutées en premier afin de réduire sa charge mentale. Plus vite, il s’en sentira libéré, mieux le voyage sera.
Veillez au moindre détail pour la réalisation de ses expectatives. S’il désire intégrer des activités secondaires pour son séjour. En effet, il arrive fréquemment qu’une fois son objectif professionnel atteigne, il veut se détendre. Vous devez donc, relever ce qu’il souhaite effectuer à titre personnel et lier cela à ce voyage.
Faites une comparaison de prix
L’objectif d’un voyage d’affaire est toujours l’amélioration d’une situation donnée. Vous avez donc le devoir de rentabiliser ce voyage au mieux de ses possibilités. L’une des meilleures manières de le faire est de voyager avec un ratio qualité/prix convenable. Pour y parvenir, comparer les prix est indispensable. Les prix des nuitées d’hôtel, des billets d’avion et des locations de voiture ne sont pas statiques. Aussi, si cela est possible, prenez-vous-y à l’avance afin d’avoir les meilleurs prix.
Pour aller plus vite, vous pouvez avoir recours à des comparateurs de prix. Ils vous permettront de voir en un coup d’œil ce qui convient le mieux à ce déplacement.
Mettez sur pied un itinéraire de voyage d’affaire
Afin que votre patron puisse se retrouver facilement dans son planning, établissez un itinéraire de voyage. Cela lui permettra de se repérer facilement par rapport à son timing et vous évitera d’être dérangé à tout bout de champ. Imaginez-le, en train de fouiller dans les interminables échanges pour essayer de savoir où il en est. Faites en sorte que l’ordre chronologique soit bien respecté.
Quand vous vous serez convenus que c’est le bon planning, enregistrez cette version finale et établissez un agenda partagé. Cependant, anticipez toute éventuelle panne technologique et prévoyez une version papier de cet agenda. Imprimez-le et demandez-lui de l’intégrer dans ses bagages à main. Ainsi, vous aurez la certitude que son planning ne lui échappera pas.
Servez-vous d’outils pratiques
Vous constatez que votre patron se déplace souvent ou que c’est le cas d’autres membres du personnel ? Proposez l’utilisation de logiciels appropriés. Cela vous permettra de regrouper toutes les informations de voyage au même endroit. Cela pourra par exemple contribuer l’entreprise à réduire ses factures de communication en évitant les appels. En effet, consulter ce genre de logiciel revient à se connecter et à relever les prochaines étapes de son itinéraire.
Vous pouvez y insérer les validations de réservation ou toute autre information pouvant lui servir pour faciliter ce déplacement. Comme les justificatifs de mission sont indispensables pour la comptabilité, demandez à votre patron de les introduire au fur et à mesure. S’il n’a pas le temps, donnez-lui une pochette où il pourra les glisser physiquement afin qu’elles restent groupées.
Dans cette pochette, vous lui recommanderez de mettre ensemble tous les billets de déplacement, mais aussi les factures d’hébergement. Les photocopies de ses pièces d’identité devraient également y figurer en cas de perte ou de vol des originaux.
Dans le cas d’un voyage d’affaire à l’étranger
Les mêmes instructions que précédemment sont à respecter. Cependant, votre patron aura besoin en plus d’un Visa et de son passeport à jour. Par les temps qui courent, le Pass Sanitaire doit également être soigneusement vérifié. Vous devez donc vous occuper de la paperasse relative à ces documents.
Renseignez-vous également sur la culture et les règles en vigueur dans le pays de destination de votre patron. Cela lui évitera de commettre des impairs et facilitera son déplacement.
5 erreurs à éviter dans l’organisation du voyage de votre patron
L’organisation d’un voyage d’affaires pour son patron est une responsabilité qui nécessite une planification minutieuse. Cela implique de prendre en compte plusieurs aspects pour assurer le bon déroulement du voyage et la satisfaction de votre supérieur. Cependant, il est facile de commettre certaines erreurs qui pourraient compromettre l’efficacité du voyage.
Nous avons regroupé cinq erreurs courantes à éviter lorsque vous organisez un voyage d’affaires pour votre patron :
- Ne pas vérifier les exigences de voyage : Assurez-vous de bien comprendre les préférences et les besoins spécifiques de votre patron en matière de voyage. Ne pas vérifier les préférences alimentaires, les besoins en matière d’hébergement ou les horaires de vol peut entraîner des désagréments et affecter la productivité du voyage.
- Ignorer la gestion des dépenses : La gestion des dépenses est un aspect crucial lors de l’organisation d’un voyage d’affaires. Établissez un budget clair en tenant compte des frais de transport, d’hébergement, de restauration et d’autres dépenses potentielles. Évitez de négliger la gestion des reçus et des notes de frais, car cela peut compliquer les procédures de remboursement.
- Ne pas prévoir de temps libre : Les voyages d’affaires peuvent être intenses et stressants. Il est important de prévoir du temps libre dans l’itinéraire pour permettre à votre patron de se détendre ou d’explorer la région. L’absence de temps libre peut entraîner une fatigue accrue et une baisse de productivité pendant le voyage.
- Sous-estimer les délais et la logistique : Assurez-vous de bien planifier les délais de déplacement, y compris les temps de transfert et les formalités à l’aéroport. Sous-estimer ces délais peut entraîner des retards et du stress pour votre patron. Veillez également à prendre en compte les contraintes logistiques telles que les réservations de transport local et les disponibilités des salles de réunion.
- Ne pas avoir de plan de secours : Les imprévus peuvent survenir lors d’un voyage d’affaires, tels que des vols annulés ou des problèmes de réservation. Il est essentiel d’avoir un plan de secours en place pour faire face à ces situations. Disposer d’une liste de contacts d’urgence, d’options de transport alternatif et d’hébergement de rechange peut vous aider à résoudre les problèmes rapidement et efficacement. Sans oublier la planification d’un discours efficace qui peut être déléguer à un rédacteur (plus d’infos dans notre article)
En évitant ces erreurs courantes, vous serez mieux préparé pour organiser un voyage d’affaires réussi pour votre patron, en lui offrant une expérience fluide et productive.
Le debrief du voyage d’affaire
Nous vivons dans un monde imparfait, mais nous aspirons tous à progresser. Pour que cela soit possible, les feedbacks et les critiques constructives sont nos meilleurs alliés. Aussi, dans le planning voyage, prévoyez une séance de debrief du voyage avec votre patron. C’est un élément clé pour gagner en efficacité.
Lors de cette séance, vous parlerez notamment des mesures efficaces à conserver et des points à améliorer. N’hésitez pas à lui demander clairement ce qu’il a apprécié dans la manière dont vous avez organisé ce voyage. De cette même façon, accueillez également les failles à relever pour que les prochains voyages se déroulent au mieux.
Les pistes d’améliorations peuvent concerner divers points. Aussi, faites ensemble une rétrospective pour détecter les axes d’amélioration.
Cette dernière étape est plus qu’importante, car elle permet de réduire les erreurs. Celles-ci peuvent par exemple être d’ordre budgétaire, être liées à la gestion du temps ou le choix des établissements. Toujours est-il que le but est de ne plus les reproduire à l’avenir.
Demandez également à votre patron les fréquences de ses déplacements. Cette initiative vous permettra d’avoir plus de marge de manœuvre pour les prochaines fois.
