Les réunions sont des séances d’une grande importance, durant lesquelles peuvent être prises de grandes décisions. Leur organisation doit se faire dans les meilleures conditions possibles. Outre les séances de réunion au sein de l’entreprise même, il existe une autre option très avantageuse pour les entreprises : créer une réception directement dans un restaurant.
A ce titre, en tant que restaurateur, il est intéressant de créer une salle de réunion dans votre restaurant. Mais comment organiser cela ? Et quels en sont les avantages ? On vous propose de découvrir cela à travers cet article.
L’utilité d’une salle de réunion dans un restaurant
Une salle de réunion est un espace d’une grande importance, notamment pour les entreprises. En effet, elle offre un cadre détendu et de parfaites conditions pour l’organisation de réunions bien sûr, mais aussi de présentations, de formations, et de conférences.
Cet espace permet de rencontrer les clients, les employés, les fournisseurs et les partenaires commerciaux afin de discuter de questions importantes, de collaborer sur des projets, ou encore de prendre des décisions stratégiques.
Outre le fait qu’une salle de réunion soit des plus commodes, cet espace est également l’endroit idéal pour les discussions ne pouvant pas être tenues dans un environnement plus informel ou non propice à la concentration. Ainsi, une salle de réunion permet de réduire les distractions, et de conserver toute sa concentration sur les objectifs de la réunion.
Tenir une réunion dans un espace exclusivement dédié à cet effet permet aussi de bénéficier d’un niveau de confidentialité plus élevé. En effet, les portes et fenêtres fermées ainsi que les murs aident à la préservation de la confidentialité des discussions importantes.
En général, les salles de réunion dignes de ce nom sont dotées de tableaux blancs, de projecteurs, de matériel audiovisuel et d’autres équipements essentiels pour simplifier et favoriser la communication entre les participants et la transmission des messages.
En outre, louer une salle de réunion temporaire peut revenir moins cher que de louer un espace de bureau permanent supplémentaire. Par ailleurs, il existe des options vous permettant de louer des salles de réunions à la demande dans des cadres agréables, comme dans un restaurant spécialement aménagé à cet effet par exemple.
Pour le client, le fait de tenir ses réunions dans une salle dédiée l’aidera à améliorer la productivité de sa réunion, en travaillant dans un environnement professionnel, fonctionnel et propice à la concentration. Et il aura tout le loisir de déjeuner directement sur place avec un bon repas. Que ce soit pour inviter ses collaborateurs, ses clients ou ses partenaires, la salle de réunion dans le restaurant est un avantage sur tout les plans.
Les avantages de créer une salle de réunion dans un restaurant
Venons en maintenant aux avantages que procurent les réunions dans un cadre informel et convivial.
La salle de réunion dans un restaurant présente de nombreux avantages, par rapport aux séances tenues dans des espaces de réunion plus classiques. Ainsi, dans cette partie, nous vous proposons de passer en revue les avantages de l’organisation d’une réunion dans un restaurant. Ces différents points complètent parfaitement notre article sur l’animation d’une soirée d’entreprise que vous pouvez consulter ici.
Combiner travail et plaisir
De nos jours, au sein des entreprises, on cherche de plus en plus à offrir des conditions de travail plus agréables et plus saines, cela en vue de veiller au bien-être des employés tout en optimisant leur productivité. Ainsi, profiter d’une salle de réunion dans un restaurant aménagée à cet effet permet justement de mélanger travail et plaisir.
Ainsi, les participants à la réunion pourront travailler sérieusement durant la journée, puis profiter d’un bon repas ou d’une petite collation après la séance de travail. Cela permet de créer une ambiance plus détendue et moins formelle pour tous les participants.
Pour une ambiance à la fois professionnelle et conviviale
Le côté professionnel est toujours essentiel au cours d’une réunion, mais il est tout à fait possible (voire profitable) de mêler cela à une ambiance plus chaleureuse et agréable.
Ainsi, chaque participant sera dans des conditions optimales pour se concentrer sur les sujets de la réunion, tout en étant parfaitement à l’aise. Pour ce faire, vous pouvez jouer sur le cadre, les décors, les équipements et les services de qualité offerts par le restaurant dans lequel se trouve la salle de réunion.
Des offres flexibles
En optant pour l’organisation de vos réunions dans une salle de restaurant, vous bénéficierez de la flexibilité qu’offrent ces établissements en termes de réservation et d’annulation de salles de réunion.
En général, les restaurants proposent des forfaits comprenant la location de la salle, des équipements et de la nourriture. Cette option revient souvent moins chère que la location d’une salle de réunion dans un hôtel avec les mêmes services.
Un service de restauration qui est la bienvenue
Pour finir, créer une salle de réunion dans un restaurant permet de bénéficier des services de restauration sur place. Les participants pourront alors pleinement se concentrer sur la réunion, puis déguster les mets de la maison lors du déjeuner. L’établissement peut aussi offrir des collations ou des pauses-café aux différents participants. Ce geste est fortement apprécié par les partenaires et les collaborateurs, puisqu’ils ont aussi le sentiment qu’on prend soin d’eux, sans leur demander de mettre la main au porte-monnaie.
Comment aménager une salle de réunion dans un restaurant ?
Maintenant, voyez l’autre côté, si vous êtes l’heureux(se) propriétaire d’un restaurant, ou que vous êtes une entreprise désireuse d’organiser une réunion dans un restaurant, sachez que vous aurez à tenir compte de plusieurs éléments pour bénéficier d’un espace professionnel et fonctionnel.
Déterminez vos besoins en termes d’équipements
Dans un premier temps, vous aurez à définir vos besoins en matière d’équipement pour votre salle de réunion dans un restaurant. Les équipements de base sont bien entendu les tables et les chaises. Mais vous pourriez également avoir besoin d’écrans, de projecteurs et de tableaux blancs.
De même, il est de nos jours nécessaire de s’assurer que l’espace voué à être transformé en salle de réunion soit équipé de plusieurs prises de courant et d’une bonne connexion WiFi.
Créez une atmosphère professionnelle
Comme il a été dit précédemment, une salle de réunion doit être propice à la concentration et à l’atteinte des objectifs de la séance. Ainsi, il est essentiel de veiller à ce que la salle soit aménagée de façon professionnelle. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des couleurs neutres.
Tâchez aussi d’éviter les distractions. Vous pouvez faire cela en enlevant les écrans de télévision par exemple, ou en habillant les fenêtres de stores. Cependant, il demeure important d’offrir un éclairage suffisant à l’intérieur de la salle et d’y mettre quelques cadres et tableaux inspirants. Et pourquoi pas faire un rappel à l’univers culinaire que vous défendez.
Offrez une expérience culinaire
Puisque la salle de réunion se trouvera dans un restaurant, alors autant profiter de l’occasion pour offrir une expérience culinaire unique à vos clients ou vos collaborateurs. Vous pouvez par exemple proposer des menus personnalisés pour le déjeuner ou les pauses-café.
Vous pouvez aussi pousser le concept plus loin, en offrant des options de restauration sur mesure. Ainsi, vous pouvez offrir des repas adaptés à des régimes alimentaires spécifiques.
Proposez un service de qualité
Lorsqu’on organise une réunion dans un restaurant, on souhaite généralement profiter des lieux pour bénéficier d’un service de qualité. Il faut ainsi veiller à ce que le personnel du lieu soit en mesure d’offrir un service de qualité, et puisse répondre aux besoins des clients de façon optimale.
Parmi les services offerts, on peut inclure des rafraîchissements, une assistance technique (notamment pour la mise en marche des équipements audiovisuels) ou encore des fournitures de bureau.
Proposez différentes offres
Si vous êtes propriétaire du restaurant, alors il vous sera profitable de présenter des offres variées afin de répondre au mieux aux différents besoins de vos clients. Ainsi, nous vous conseillons de proposer des forfaits sur mesure ou une salle de réunion à la carte, ou encore des options de réservation en ligne. Grâce à cette flexibilité, vous parviendrez à organiser plus de réunions dans votre restaurant.
